ตอบข้อสอบถาม
ID : 4099
คำถาม : ควรเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานระบบเดินเอกสาร
อดีตถึงปัจจุบัน การเดินเรื่องของหนังสือราชการ ภายในมหาวิทยาลัยของบุคคลากรภายใน มีความล้าช้าอย่างมาก แม้ว่าทางมหาวิทยาลัยจะมีระบบอิเล็กทรอนิกส์ช่วยในการส่งเอกสาร แต่ระบบทั้งหมดใช้บุคคลที่เป็นเจ้าหน้าที่ทำการ ส่งและรับ ซึ่งปัญหาที่พบคือ

1. หนังสือตีกลับ เหตุจากการจัดหน้ากระดาษ ผิดเว้นวรรค ไวยกรณ์ ตัวเลขไทย
2. ผ่านลำดับชั้นขั้นตอนหลายขั้นชั้น แต่ละชั้นต้องการผู้อนุมัติลงนาม แม้บางเรื่องไม่เกี่ยวข้อง หรือไม่ต้องตัดสินใจก็ยังต้องผ่านไปเซ็น
3. บุคคลที่ต้องทำหน้าที่อ่านและลงนามทั้งหมด หากไม่อยู่ ลา ไปราชการ ต้องรอจนกว่าจะกลับมา เรื่องจึงจะเดินต่อได้

ตามความเห็นของกระผมคิดว่า
1. ทางมหาวิทยาลัยควรปรับปรุงระบบอย่างจริงจัง โดยมี kpi ในการลดระยะเวลาในการเดินเอกสารแต่ละเรื่อง และประเมินผลแต่ละรอบ โดยเฉลี่ย แต่ละเรื่องไม่ควรใช้เวลาเกิน 1 สัปดาห์ แม้ว่าทางมหาวิทยาลัยจะใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์เข้าช่วย แต่ที่ผ่านมาความเร็วของการเดินทางของเอกสารยังคงเท่าเดิม และอาจล่าช้ากว่าสมัยก่อนมีระบบอิเล็กทรอนิกส์ สาเหตุเนื่องจาก ยังคงใช้คนในการปฏิบัติการ และลำดับชั้นพิจารณามากเกินจำเป็น

2. จากปัญหาในข้อ 1. แม้ว่าประเด็นการจัดทำงานสารบรรณ ควรจะถูกต้องตามระเบียบปฏิบัติ แต่เป็นเหตุทำให้เกิดความล่าช้าโดยรวมของงานเป็นอย่างมาก เนื่องจากใช้เจ้าหน้าที่เพียงไม่กี่ท่านคัดกรอง และตีกลับกระบวนการล่าช้า ควรปรับปรุงโดยเห็นประโยชน์ของความรวดเร็วในการทำงาน สาระสำคัญประเด็นสำคัญของงานเป็นหลักมากกว่าประเด็น เว้นวรรคผิด พิมพ์เลขไทยผิด

3. จากปัญหาในข้อ 2. บางเรื่องต้องอาศัยผู้มีอำนาจลงนามตามลำดับชั้น บางเรื่องอาจไม่ต้องเพราะมีระเบียบและหน่วยงาน รับผิดชอบรองรับอยู่แล้ว การพิจารณาและแยกแยะ แบ่งเส้นทางเป็นหมวดหมู่ เรื่องใดต้องผ่าน ตามชั้น เรื่องใด ส่งตรงไปหาหน่วยงานที่รับผิดชอบได้เลย จะทำให้การทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้น ที่ผ่านมาเหมือนทุกเรื่องจะต้องรอตามลำดับชั้นเท่านั้น ควรปรับปรุงอย่างจริงจังได้แล้ว

4. จากปัญหาในข้อ 3. การลางาน หรือไปราชการของเจ้าหน้าที่ มักไม่พบผู้ที่สามารถรับผิดชอบเรื่องต่อได้ ที่ทำได้ในปัจจุบันคือ ต้องรอจนกว่าจะกลับมา ปัญหานี้แก้ไขโดยหากเป็นเรื่องที่สามารถทำตามขั้นตอนได้มีระบบรองรับอยู่แล้ว ควรให้ผู้เป็นหัวหน้าหน่วยงาน เข้ารับผิดชอบแทน ซึ่งหากหัวหน้าไม่อยู่ต้องทำเรื่องรักษาการเซ็นแทน และการเดินทางไปราชการของเจ้าหน้าที่ทั้งหน่วยงานแบบปิดหน่วยไปกัน คงต้องให้มีเจ้าหน้าที่ที่สามารถตัดสินใจและเซ็นเอกสารให้ผ่านได้ ประจำอยู่ที่หน่วยงานเพื่อไม่ให้งานสะดุด

5. เรื่องบางเรื่อง แม้มีระบบ ISO แต่ไม่ได้ถูกระบุอย่างชัดเจนในทุกกรณี เข้าใจว่าคงเอาไว้เปิดให้ผู้บริหารตัดสินใจ และลดกระบวนการ ISO แต่ปัญหาเกิดเพราะ เกิดการโยนไปโยนมา ไม่มีเส้นทางการตัดสินใจที่ชัดเจน แม้ประเด็นจะเคยเกิดขึ้นแล้วซ้ำก็ตาม ก็เป็นความล่าช้าปัญหาเกิดขึ้นซ้ำซ้อน ไม่มีคู่มือให้ผู้ปฏิบัติงาน และยังคงเกิดขึ้นอีกซ้ำซาก และหากต้องเปลี่ยนตัวผู้ปฏิบัติงานระดับธุรการด้วยแล้ว ความล้าช้าก็มักเกิดจากปัญหาเดิมๆ
โดย : a
เมื่อ : 2018-01-26 12:48:00

คำตอบ
มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน ขอขอบคุณผู้ที่ใช้นามว่าคุณ a ที่ให้คำแนะนำเรื่องการเดินหนังสือราชการภายในมหาวิทยาลัยฯ และขอรับไว้เพื่อการปรับปรุง แต่ในบางกรณีต้องขอทำความเข้าใจในประเด็น ดังต่อไปนี้
1. มหาวิทยาลัยฯ มี kpi ในการกำหนดเวลามาตรฐาน โดยมีการประชุมคณะกรรมการบริหารคุณภาพ (QMRC) ซึ่งมีการพิจารณาเรื่องการดำเนินงานทุกไตรมาส แต่อย่างไรก็ตามจะได้กำชับให้หัวหน้าหน่วยงานดูแลให้ดำเนินการให้ได้ตามมาตรฐานที่ได้ตั้งไว้
2. การจัดหน้าหนังสือเว้นวรรคตอนต้องทำเป็นนิสัย โดยเฉพาะอย่างยิ่งมีหนังสือสั่งการจากกระทรวงมหาดไทยให้หัวหน้าส่วนราชการดูแลการพิมพ์หนังสือราชการอย่างเคร่งครัด เนื่องจากในปัจจุบันมีข้อผิดพลาดจำนวนมาก
3. ลำดับขั้นตอนการอนุมัติ หากเกี่ยวข้องกับ PM ใด ท่านสามารถเสนอมาเพื่อปรับปรุงแก้ไข PM นั้นๆ ได้
4. บุคคลผู้มีหน้าที่ลงนามในหนังสือขึ้นอยู่กับการมอบอำนาจของส่วนราชการนั้นๆ
โดย : อธิการบดี มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลอีสาน
เมื่อ : 2018-06-15 16:07:00

ย้อนกลับ